Este análisis nos ha permitido identificar 5 grandes tendencias de especial interés para la industria de los eventos, las llamadas TOP 5 innovaciones. Algunas de ellas tienen un fundamento tecnológico, otras no, pero todas coinciden en que están haciendo cambiar la forma de organizar y celebrar los eventos

1.       OFRECER SERVICIOS eMOBILE

Las nuevas tecnologías e internet son los fundamentos de las innovaciones más llamativas de nuestro siglo actual, solo es necesario ver la rápida penetración de los teléfonos Smartphone y Tablet en el mercado, o la gran oferta de aplicaciones móviles que cada día aparecen. El éxito de estas tecnologías se basa en dos parámetros: uno, que nos permite comunicarnos desde cualquier sitio y dos, que podemos compartir información multimedia y acceder a ella en cualquier momento; esto ha provocado una nueva forma de relacionarse entre personas, clientes y empresas, y por consiguiente, la manera de organizar y celebrar un evento. Veamos un ejemplo…

Recientemente en Estados unidos se ha celebrado un macro evento de una organización internacional sin fines lucrativos, que reúne a estudiantes, académicos y líderes de negocios. Para esta ocasión, se ha desarrollado una aplicación móvil, desde la cual, los asistentes han podido acceder al calendario de la competición, ver en un plano las salas y su distribución, las actividades programadas, participar de los foros interactivos y conferencias, registrarse en las sesiones y compartir fotos de las experiencias. Esta aplicación puede personalizarse totalmente y lo más importante, ser reutilizada para otros eventos. Fue patrocinada por un fabricante de chocolate y por la empresa de informática que la ha desarrollado. Esta última, también ofrece la posibilidad de alquilar la plataforma y pagar según el número de asistentes al evento.

 

Como podemos ver, las aplicaciones móviles son sin duda alguna una revolución en la organización y celebración de eventos, nos permiten tener comunicación directa con los asistentes antes, durante y después del evento.

 2.      CREAR EVENTOS HIBRIDOS

A estas alturas, ya nadie duda que la tecnología y las redes sociales son plataformas de comunicación con un gran potencial. Por esta razón, los eventos actuales son cada vez más híbridos, combinan elementos tanto presenciales como virtuales, y los que no lo son aún, deberán ir añadiendo poco a poco estos recursos y medios sociales como Twitter, Linked In, Facebook, pinterest, instagram, etc.  Pero siempre de acuerdo a las capacidades del cliente y su sector, los organizadores y las agencias, porque si no hay recursos para atender estos medios, puede ser contraproducente, y en ese caso, es mejor no estar ni ofrecer este recurso.

En cualquier evento, el contacto entre los asistentes (networking) es esencial, tiene un componente de ocio que hace que sea indispensable el uso de medios sociales, además, son los propios asistentes, quienes harán uso de ellos independientemente de si la organización lo ha previsto o no, compartiendo fotos, comentarios, videos e información y será por tanto necesario crear espacios online, donde favorecer el networking.

3.       CREAR Y BUSCAR LA EXPERIENCIA

La razón por la que en la era de internet las personas siguen acudiendo a los eventos, es que cada asistente busca experiencias que no puede encontrar en su casa delante de un ordenador. Porque si lo que se le ofrecen en un evento o conferencia es una presentación en PowerPoint, por poner un ejemplo, eso se puede distribuir por internet y lo puede leer desde su casa, sin desplazarse a ningún sitio. Pero si se le ofrece una experiencia, la cosa cambia.

Ahora es tiempo de interactuar con la audiencia para aumentar la atención y la motivación de los asistentes, incorporando actividades dinámicas como talleres prácticos, actividades do it yourself, concursos y juegos de rol, todo para que ayuden a romper el ritmo del discurso, que junto con el uso de tecnología participativa (pols, conexiones en directo con eventos paralelos, mappings interactivos, etc) hagan del evento toda una experiencia.

Por otra parte, la puesta en escena en el evento, y su impacto visual, son los elementos que causan la primera impresión, un eje temático sería una buena idea, que pasaría por cuidar todos los detalles, desde la elección del espacio, los colores de la escenografía, las texturas de la decoración, la música y el catering.

4.       OFRECER BRANDING SENSORIAL Y EMOCIONAL

Los sentidos están adquiriendo cada vez más protagonismo en el mundo del marketing y de los eventos. A las personas nos gusta sentir emociones, asistir a un evento tendría que ser como asistir a un gran concierto de música rock: apasionante, contagioso e innovador.

El reto para el organizador es conseguir el mismo resultado, las experiencias son el recuerdo del evento, y cada asistente guarda su propio recuerdo de la experiencia vivida. Si le sorprendes, hará que repitan. Además no hay mejor embajador que un asistente entusiasta, es más poderoso y porque no decirlo, más económico que cualquier campaña publicitaria, merece la pena aprovecharlo. Y si además, has empleado las redes sociales para comunicar, estas te pueden ayudar a conocer cuáles fueron las sensaciones y emociones de tu audiencia.

La experiencia despertará el subconsciente de tus asistentes, asociándose a un recuerdo mucho más profundo. ¿Cómo hacerlo? Diseña un catering acorde con los colores corporativos de la marca, o bien ofrece un Buffet vertical que le proporcione esta nueva sensación o porque no, haz que tus asistentes asocien una fragancia con cada espacio temático, estas y otras ideas similares, te pueden ayudar a ofrecer un valor sensorial y emocional a tu evento.

5.       INCLUIR INICITIVAS SOSTENIBLES

En los últimos 3 años, hemos pasado de usar el papel como principal vehículo para ofrecer información a los asistentes del evento, a proporcionar esta misma información en formato digital y accesible en todo momento desde un teléfono Smartphone o Tablet, reduciendo así, la huella medioambiental.

Otro ejemplo de iniciativa sostenible, seria el uso de tecnología LED´s para la iluminación, que permite iluminar los espacios de manera creativa y ecológica, creando ambientes diferentes y con un menor consumo eléctrico. O incorporando en su interiorismo materiales reciclados, reutilizables y no contaminantes, ya no es sorprendente ver stands con mobiliario de cartón o elaborados a partir de plásticos reciclados.

Y aunque incluir iniciativas sostenibles en el programa del evento, puede suponer un coste adicional, te sorprenderá ver lo importante que es para un número creciente de personas. 

 

Arántzazu Valladares