Revista Expone

César Salas Abolí, CEO OU SOFTWARE

 

La palabra “Sostenibilidad” en sí misma nos aporta frescura, nos habla de futuro, y nos debería guiar en nuestros objetivos a medio y largo plazo hacia una mayor rentabilidad.

Dentro de la Organización de un Salón podremos identificar varios puntos clave donde podremos reducir las emisiones y mejorar la sostenibilidad de nuestra actividad diaria, pero vamos a centrarnos en lo que las nuevas tecnologías nos pueden aportar para conseguir nuestros objetivos.

La principal área donde las nuevas tecnologías actúan es la comunicación, y la comunicación es esencial dentro de la Organización de un Salón, poder realizar trámites on-line con certificados de firma electrónica ahorrará papeleo, transporte y archivo en las contrataciones. Pero es cierto que, a día de hoy, muy pocas empresas en España disponen del certificado. Seguramente deberemos esperar a que la administración exija realizar sus trámites con firma digital para que se vuelva una herramienta de uso diario.

Existe un ámbito tanto o más importante de comunicación que va más allá de la relación contractual con los Expositores, es la información que se distribuye desde el Organizador del Salón a Expositores, Visitantes y la sociedad en general, donde se requiere una comunicación constante, focalizada y llena de contenido que aporte el valor necesario a nuestro evento para que sea un éxito.

No hay una única manera de comunicar, igual que no hay una única manera de utilizar las herramientas que la tecnología nos brinda, y dependerá mucho del Sector al que nos dirijamos, pero la utilización de programas CRM para comunicar constantemente de manera electrónica, realizar la venta de las entradas o invitaciones mediante web, comunicar en medios electrónicos generalistas o verticales las ventajas de acudir a nuestro Salón, aplicar herramientas web que permitan a los visitantes organizar mejor sus visitas y disponer de información útil y práctica antes, durante y después del evento, o en ferias profesionales implantar sistemas para que expositores y visitantes se intercambien el máximo de información de manera electrónica durante el evento nos atraerán más público objetivo y nos permitirán fidelizar a nuestros Expositores.

Pero hoy estamos hablando de sostenibilidad y por lo tanto debemos traducir las anteriores acciones en beneficios medioambientales, y económicos; pues bien,  vamos a analizar los puntos por separado y veremos que en todos ellos comunicaremos más y mejor, de manera más económica que con cualquier otro medio tradicional, y sin la necesidad de papel, y por lo tanto reduciendo el consumo de energía y materias primas a la vez que obteniendo mejores resultados:

• La utilización de programas de CRM sobre nuestras bases de datos de visitantes recogidas  en anteriores Salones nos permitirá comunicar según el perfil de nuestros visitantes toda nuestra información y asegurarnos que nuestro mensaje ha llegado al destinatario, frente al envío tradicional por correo ordinario.
• Vender las entradas u ofrecer las invitaciones en sistemas web nos permite alimentar nuestra base de datos para la utilización en nuestro CRM a la vez que nos adelanta el volumen de visitantes esperado.
• La utilización a través de Internet de medios como Facebook o webs especializadas en nuestros sectores verticales puede llegar a suplir las campañas tradicionales, las ventajas principales son un coste reducido con un volumen de comunicación superior, realizar campañas con repercusión internacional fácilmente, y cuantificar los resultados para posteriores Salones. De hecho durante el 2009 en Inglaterra la inversión en publicidad on-line ya superó a la publicidad en televisión y a nadie se le escapa que las nuevas generaciones, nuestros próximos clientes, están conectados 24h.

Dar servicios web a los visitantes para que realicen una pre-feria de manera profesional nos servirá para captar más su atención, para que se prepare mejor sus visitas y para que conozca todas las actividades que vayamos a realizar, pero ese mismo esfuerzo también debe realizarse durante y después del Salón, ofrecer en tiempo real que está pasando en nuestro Salón es explicarle al sector como está transcurriendo, ya que al menos durante esas fechas debemos ser lo más importante de él, y una vez hemos finalizado deberemos mantener el interés del visitante y la rentabilidad del Expositor mediante sistemas de información, para volver a comunicar con notas de prensa o con noticias del sector con el objetivo de alargar el máximo la atención sobre nuestro Salón. La aparición de la web 2.0 ha dado un cambio radical en cuanto a relaciones dentro de Internet, mejorando la comunicación y permitiéndonos tener una visión completa de las opiniones sobre nuestros eventos que nos permitirán mejorar aspectos concretos, substituyendo los pesados test en tiempo real que aportan poca información y no muy fiable.

Ofrecer a Expositores y visitantes profesionales sistemas de captación de información dentro del estand facilitará la adquisición de leads y su tratamiento, eliminando parte del material impreso y aumentando el volumen de datos que se obtiene para ser tratados en tiempo real mejorando el ROI de ambos.

Resumiendo, aplicar las nuevas tecnologías nos permite ser más sostenibles, llegar a más posibles Clientes de manera más económica y, no menos importante:  fidelizarlos.