Revista Expone

"Lo más importante es que el cliente entienda que los OPC's prestan servicios de valor añadido"

 ¿Cómo evaluaría, como presidente de EFAPCO, (Asociación Europea de Organizadores Profesionales de Congresos),   la evolución experimentada en el sector de los congresos en los últimos cinco años?

El mercado es cada vez más competitivo. Otros negocios como las agencias de comunicación y organización de eventos intentan posicionarse también en el mundo de los congresos. Por otro lado, hemos observado que varias empresas y asociaciones han decidido centrarse en su actividad principal y quieren externalizar la organización de eventos.
De hecho, lo que es más importante ahora es que el cliente entienda que los OPC prestan servicios de valor añadido. Efectivamente, los OPC deben poder asesorar a los clientes sobre distintos desarrollos como la sostenibilidad, las comunicaciones, la fiscalidad o la seguridad.

Se presentan varios retos cruciales para la economía en general y para nuestro sector en particular. Uno muy obvio es en qué medida el sector podrá integrar adecuadamente soluciones sostenibles. Pero yo quisiera subrayar otro gran reto: “un cambio en la percepción”. El sector de congresos y convenciones ha tenido que enfrentarse a las críticas. Muchas empresas han empezado a reducir el número de congresos, simplemente por la imagen adversa que tenían algunos eventos. Tenemos que reagrupar y cambiar claramente la percepción que se tiene desde fuera de nuestro sector. Aunque usamos las mismas herramientas que el turismo, el alojamiento y los viajes no son nuestros principales objetivos. Sólo constituyen un medio para reunir a la gente con vistas a alcanzar los objetivos establecidos: ya sea educación, comunicación, creación de redes o motivación.

¿En qué medida ha afectado las cosas la situación económica? ¿Han tomado medidas relevantes para afrontarla?¿Cuáles?

La situación económica actual ha afectado más a un tipo determinado de congresos que a otros. Hemos visto claramente un impacto más fuerte en los congresos corporativos que en los eventos asociativos e institucionales. Los presupuestos para incentivos y viajes de negocios se han visto más gravemente afectados que los destinados a los congresos.

Asimismo, ante la creciente escasez de patrocinadores, muchos grandes congresos han tenido que reconsiderar sus estructuras financieras.
Precisamente, una de las funciones de los OPC es asesorar a sus clientes en este meditado proceso que incluye proponer medidas presupuestarias alternativas. Los aspectos económicos de sostenibilidad, como reducir o incluso suprimir determinados gastos (bolsas de congreso, eventos sociales,...) normalmente se perciben y entienden mejor y nos permiten una ejecución más rápida.

¿Los OPC europeos están en vías de cambiar el modelo de negocio? ¿En qué dirección va este cambio? ¿Qué valores aportará a los clientes finales? ¿La crisis actual les ha forzado a reinventar productos y/o servicios en beneficio de los clientes?

El abanico de requisitos de los clientes puede variar en gran medida, lo cual significa que coexisten distintos modelos en paralelo. Las empresas y asociaciones más grandes han decidido contratar a un OPC común para un determinado número de eventos, mientras que el modelo de OPC local sigue totalmente adaptado a los requisitos de un gran número de congresos itinerantes internacionales.

La mayoría de los OPC pueden trabajar según los distintos modelos.

Aunque el OPC intentará potenciar los conocimientos técnicos desarrollados por su equipo en una amplia gama de competencias (como comunicación, fiscalidad, seguridad y sostenibilidad), el cliente quizá sólo necesite aspectos esenciales/básicos, como secretaría y logística, o quizá busque intervenciones específicas como la gestión básica y el control financiero.

Como ya he explicado antes,  los clientes buscan esencialmente proveedores capaces de aportar valor añadido.

Uno de los puntos fuertes de los OPC es su capacidad de cambiar la creación de soluciones de un congreso a otro.