Revista Expone

En el preciso momento en el que nos disponemos a gestionar un gran evento, los primeros parámetros que aparecen como claves para asegurar  la notoriedad del mismo,   son la capacidad hotelera de la ciudad, los recintos feriales y palacios de congresos, así como  los accesos a través de aeropuertos y estaciones de Ave,  espacios singulares o restaurantes. 

El transporte, sin embargo,  es una de las principales garantías de éxito en la consecución y notoriedad de los grandes eventos. Podemos disponer de buenos hoteles, recintos feriales, salones y/o  palacios de congresos, pero si no se resuelve óptimamente el  sistema de transporte y movilidad terrestres, el fracaso puede ser rotundo.

Por ello, propongo realizar, en este reportaje,  una perspectiva de todo el conjunto de servicios desde el punto de vista de  la ciudad que los aloja.  He tomado como ejemplo la urbe de  Barcelona, al disponer de un extraordinario entramado de servicios para el turista de negocios.

La primera cuestión que se nos plantea es: ¿que ocurre cuando un gran evento, como la EIBTM, tiene que convivir  con tres o cuatro encuentros de menores dimensiones (300 - 500 delegados), a lo que se suma la escala de un crucero y  la coincidencia de un gran evento deportivo?  ¿Cómo se soluciona este problema? ¿Quién orquesta los diferentes aspectos  para que sus asistentes se despidan de la ciudad con un excelente sabor de boca?

Para el organizador del gran evento, las reservas áreas y hoteleras,  las contrataciones de sus  servicios (guías, restaurantes, excursiones, actividades outdoor),  sus traslados y transporte le ocupan una gran parte de su tiempo. Si a ello le añadimos que no puede extralimitarse de un presupuesto y debe optimizar al máximo,  conteniendo todo lo posible sus costes… la realidad que se presenta es bastante pintoresca.

Mi experiencia me permite argumentar que el perfecto diseño del proyecto y la distribución de los servicios  de transporte (enfocados a garantizar la movilidad de los visitantes durante la duración del evento) serán, sin duda,  los apartados a los que mas atención se debe prestar,  analizando y adoptando soluciones que no sólo rentabilicen sus costes,  sino que garanticen que la recogida y movilidad de los delegados asistentes se realice de forma limpia, ágil y dinámica,  sin colapsos ni largas esperas.  El OPC es, en cada caso concreto, el que asume todas las responsabilidades  frente al cliente y,  por lo tanto, el  que decide.

La utilización de un sistema de lanzaderas  en circuito cerrado, desde el aeropuerto hasta  el propio recinto ferial  y desde éste a los hoteles y venues,  dejando en segundo lugar los servicios de traslados monogrupales, no sólo ayudan a contener costes, sino que agilizan la velocidad y efectividad de los mismos.

Un claro ejemplo lo tenemos en la última edición (2008) de la EIBTM.

En este caso,  la organización  adecuó uno de los pabellones  de la feria íntegramente para el uso de los autocares.  En él,  predefinió entre 11 y 14 carriles para los diferentes servicios de traslados y lanzaderas, además de  guardarropas, mostrador de Bienvenida y personal encargado de ayudar y orientar a los visitantes. De esta forma, no solo solucionó óptimamente el problema de entrada y salida de los autobuses, sino que logró sorprender a todos los delegados con un novedoso  servicio,  realmente exclusivo y hasta la fecha desconocido.

Por otro lado, la ciudad de Barcelona (Administración y entidades públicas implicadas),  conocedora del incremento de volumen de personas durante esa semana, orientó al organizador facilitándole todos los permisos y autorizaciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos de Calidad “Q”  en transporte  demandados por la organizadora.

En cualquier caso, la convivencia del transporte público y los servicios privados y discrecionales se hacen imprescindibles.

Un esquema  de servicios optimizados de transporte previstos  para un evento de 11.000 personas, podrían ser el siguiente:

Previo Congreso

Aeropuerto a Feria:
Transportes Públicos: Refuerzos de las Lineas Regulares de Bus.

Refuerzo de la presencia de Taxis.

Transporte Privado: Lanzaderas en Autocares  con frecuencia de 30´min desde las

08.30 a 16.00.

Previa reserva, traslado en coche de lujo o Autocares  a Feria

y/o Hoteles.

Día Inicio:

Transportes Públicos: Refuerzos de las líneas regulares en estaciones de tren y aeropuertos a

Feria, Centro Ciudad y venues.

Incremento de presencia de Taxis en aeropuertos, estaciones de tren

y hoteles seleccionados por la Organización.

Transportes Privados:
En Aeropuertos

Previo clausura diaria: Lanzadera en Autocares  con frecuencia de 15 min. a Feria o

Palacio de  Congresos y venues  desde las 07.30 hasta media hora

Lanzadera en Autocares  a diferentes Hoteles de la Ciudad

( Rutas y frecuencias según estudio )

Lanzaderas en Autocares  con primer destino a Feria y segundo

destino Hoteles ( Rutas y frecuencias según estudio )

Traslados en coches o autocares

Todos los días:
Aeropuertos: Se mantienen lanzaderas de autocares  en Feria, Feria/Hoteles

y los refuerzos de las líneas regulares públicas, durante todo el día.

 

En ciudad: A primera y a última hora se establece un sistema de lanzaderas

en autocares desde todos los hoteles a Feria o Palacio
de Congresos y venues.

Durante el día,  se mantiene una lanzadera en autocares desde

Hoteles a Feria (rutas y frecuencias más dilatadas y según estudio)

Se organizan los traslados en autocares, coches de lujo y limusinas para

los diferentes actos extra congresuales (Cenas,  espectáculos, etc...)

Traslados en Autocares o coches de lujo concertados.

Out Door Asignación de autocares, limusinas y transportes alternativos para

cumplir con la programación Out Door  prevista.

Día de la Clausura:     
Aeropuertos: Se mantienen lanzaderas de autocares en feria,  y los

refuerzos de las líneas regulares públicas durante todo el día.

En ciudad: A primera y a última  hora se establece un sistema de lanzaderas

en autocares  desde todos los hoteles a feria o Palacio de

Congresos.

A última hora de la tarde, una hora antes de que se clausure el evento,

se inicia un servicio de lanzaderas desde Feria o Palacio de
Congresos hacia aeropuertos y estaciones de tren. Todos los esfuerzos

se concentran en este servicio.

Al margen,  existirán otros tipos de traslados privados en coches de lujo y autocares, concertados antes del inicio del evento, ya que es posible que no todos los delegados abandonen la ciudad el mismo día de la clausura, dejando, por tanto,  un margen para nuevos servicios.

Este evento ha consumido muchos recursos en transporte,  pero en nuestra hipótesis inicial no era el único, ya que coincidiendo con él, cada día está atracando un crucero con cambio de pasaje integral. Paralelamente, se están desarrollando un número aproximado de tres o cuatro congresos, con las necesidades de transporte que ello conlleva, y otros encuentros deportivos o culturales.

En  Barcelona, como en otras ciudades, esta coincidencia de eventos con necesidades exclusivas de transporte  se suele dar con bastante frecuencia sin perturbar  su movilidad cotidiana. A este panorama, se añaden los transportes colectivos de trabajadores y escolares, las salidas culturales… sin que nada parezca  estar afectando a la vida cotidiana de sus ciudadanos, gracias al buen diseño y compromiso de OPC/DMC, administraciones y entidades públicas implicadas.

Todo ello, teniendo en cuenta que la coincidencia horaria de algunos servicios  a primera hora de la mañana y de la tarde podría comprometer la circulación en el supuesto caso de no existir un buen plan de movilidad.

El perfecto engranaje y gestión de servicios  realizado por empresas  de transporte profesionales asegura  la consecución  de múltiples eventos  a la vez,  ya que éstas son las auténticas “maestras” a la hora de enlazar los servicios puntualmente, si bien es cierto que sin   la colaboración de las entidades públicas, aún disponiendo de toda la capacidad deseada,  fracasarían.

En definitiva, el secreto del éxito y de la proyección de una imagen positiva de la ciudad (en nuestro ejemplo concreto, de Barcelona) a nivel nacional e Internacional,  es el cóctel  resultante de la colaboración entre la profesional OPC o DMC, entidades públicas y Administrativas que faciliten permisos, itinerarios  y zonas  de carga/descarga y de espera para los grandes autocares, y del compromiso y  capacidad  de gestión  de  la empresa/s de transporte.

Sin embargo, el ejemplo anterior es un ínfimo reflejo de la capacidad real  de la ciudad si tenemos en cuenta lo que la realidad dibuja en determinados casos: durante el año,  la coincidencia de varios eventos simultáneos, y coincidentes, a su vez, con la escala de 11 ó 15 cruceros  en el mismo día y eventos deportivos de gran calado, ya son “clásicos” habituales. Es, en estos casos, donde se pone de manifiesto la importancia de un control exhaustivo de todos los elementos implicados en el transporte, de la profesionalidad de las empresas que conforman el sector y, sobre todo, de la capacidad de cada ciudad para venderse como destino congresual, dando un servicio que roce  la excelencia.