Revista Expone

Por Corbin Ball

La tecnología sigue avanzando a una velocidad vertiginosa y está cambiando el aspecto del sector de congresos, incentivos y convenciones (MICE) de forma asombrosa. Y en los próximos años surgirán muchas innovaciones...

1. La Web 2.0 (la web participativa) modificará el sector de congresos y convenciones de varias formas aparentemente sutiles, pero con un profundo impacto global. El sector de congresos y convenciones es un sector muy social, móvil y colaborativo. Y que además suele requerir miles de datos y su seguimiento de un momento a otro en lugares fuera de la oficina habitual y con múltiples partes. Estas características las cumple idealmente la revolución Web 2.0.

2.- Gracias a la banda ancha inalámbrica, se están desarrollando muchas aplicaciones móviles para teléfonos móviles y otros dispositivos portátiles que tendrán aplicaciones directas para los congresos y los viajes. Log-On (www.log-on.nl) utiliza los teléfonos móviles para suministrar una serie de aplicaciones para ferias y congresos destinadas a los asistentes, como: el calendario de conferencias, directorios de los productos expuestos, feedback y encuestas sobre el congreso, sondeos del público por SMS, anuncios a grupos, funciones de creación de redes, información turística, y mucho más. FoneKey (www.fonekey.net) permitirá a los viajeros utilizar los teléfonos móviles para el registro y la salida del hotel y como llave de la habitación del hotel (evitando así por completo pasar por recepción).

3.VoIP- Voice over Internet Protocol (voz sobre protocolo de Internet). Una llamada VoIP se puede vincular más fácilmente a la gestión de datos y a los sistemas de gestión de relaciones con clientes para atender mejor sus necesidades.

4. Está previsto que la HDTV (televisión de alta definición) sea el estándar de emisión en EE UU este año, lo cual tendrá un gran impacto global. Esto está empujando los límites de la tecnología de varias formas respecto del procesamiento, almacenamiento, ancho de banda, rendimiento inalámbrico, grabación/edición de vídeo y mucho más. Uno de los impactos será la mejora de la calidad de las conferencias de vídeo. Las empresas de telepresencia tendrán la posibilidad de desarrollar reuniones virtuales cara a cara más reales.

5. Se extenderá el uso de la señalización electrónica en los recintos eliminando así muchos de los “enredos de carteles” que vemos hoy en día en muchos congresos. Asimismo, los quioscos multifuncionales, gracias a la banda ancha y las pantallas planas, ampliarán sus funciones de conserjes virtuales. Registrarse en el hotel desde el aeropuerto, registrarse en el aeropuerto desde el hotel/centro de convenciones, hacer reservas de restaurantes, comprar entradas de museos/atracciones son sólo algunos ejemplos de estas posibilidades.

6. RFID (Identificación por radiofrecuencia), el código de barras del futuro, permitirá muchas aplicaciones relacionadas con los congresos como la generación automática de datos sobre clientes potenciales (lead retrieval), la verificación de acceso, el seguimiento de la asistencia (unidad de educación continua), verificación del aforo para el catering, conexión automatizada a un cibercafé, análisis de flujo del pabellón de exposición y mucho más en los próximos años, a pesar de las inquietudes relativas a la privacidad (véase www.boycottgillette.com como ejemplo del caso contra “chips espía”).

7. Continuarán los progresos respecto de las normas APEX (Intercambio de prácticas aceptadas – www.conventionindustry.org/apex) pasando al intercambio de datos electrónicos. En última instancia, esto tendrá un impacto significativo en el sector de los congresos. Aunque se trata de una iniciativa norteamericana, la necesidad global de normas del sector es amplia, y la consecución de APEX podría constituir un buen marco para crearlas.
8. La reserva en línea de espacio para un congreso y de viajes de grupo seguirá evolucionando, especialmente para pequeños congresos corporativos. Productos como OnVantage/StarCite’s EasyBook (http://onvantage.entercomm.com/solutions/corp_fin_proc_prof/meetingview_easybook.php) y ofertas de las principales cadenas hoteleras, elevarán la adquisición a nuevos niveles, agilizarán el tiempo de reserva, recortarán los costes y comportarán la necesidad de estandarizar los contractos preorganizados.

9. Los programas de adquisición y gestión de congresos estratégicos impulsarán más decisiones de compra de congresos, especialmente en las grandes empresas. El software de gestión combinada de consolidación/asistentes a un congreso ahorrarán a las grandes empresas millones de euros anualmente gracias a una mayor eficiencia, menor riesgo de responsabilidades (centralizando los contratos de congresos) y más influencia de compra, ya que el vendedor sabrá con mayor precisión los gastos reales del congreso en comparación con años anteriores.
10. Los programas de “emparejamiento” seguirán abriéndose camino en el ámbito de los congresos para unir a personas con intereses similares. Esto incluye productos basados en la web como IntroNetworks (www.intronetworks.com), Leverage Software (www.leveragesoftware.com), BDMetrics (www.bdmetrics.com) y NetworkingMatch (www.networkingmatch.com); productos portátiles de propiedad como SpotMe (www.spotme.com) y nTAG (www.ntag.com); y se introducirán en los aparatos móviles (www.jambo.net). Un buen contacto en un congreso puede bien valer el precio de todo el viaje. El uso de estas tecnologías para ayudar a la gente a conectarse puede aumentar en gran medida el valor del evento.

11. Aunque los congresos cara a cara seguirán siendo esenciales como medio de educación, creación de redes y establecimiento de relaciones, los congresos virtuales serán cada vez más importantes. Los Web casts (cada vez más para aparatos móviles a través de podcasts de vídeo), las conferencias web (eventos colaborativos interactivos en línea) y las conferencias de vídeo avanzadas servirán para conectar a las personas a bajo coste independientemente de su localización física. No obstante, estos “congresos” tendrán que planificarse con cuidado, no deben considerarse simplemente una versión en línea de un evento cara a cara. En general, son ideales para realizar intercambios de información cortos (30 minutos o menos) y concisos, así como para formación.

Estamos viviendo tiempos apasionantes. Estos desarrollos tecnológicos son sólo una muestra de la revolución digital que ayudará a los profesionales de los congresos a trabajar con mayor rapidez, más eficacia y menor coste, al tiempo que permitirá personalizar las interacciones entre planificadores, proveedores y asistentes.

Nota sobre el autor:

(Corbin Ball es escritor, asesor y ponente en diferentes certámenes de ámbito internacional. Con 20 años de experiencia en el sector MICE, Ball es un experto en nuevas tecnologías para eventos, y sus artículos ha sido publicados en Wall Street Journal y  the New York Times)