Revista Expone

En un sector tan dinámico como el de congresos y eventos, se impone desarrollar y perfilar estrategias cada vez más definidas  por parte de las empresas y organismos implicados. No es nuevo hablar de la irrupción de un modelo que, tanto en el ámbito de congresos como de eventos, ha entrado en juego; de un escenario que nada entre dos fases concretas: la “batalla” de la productividad, marcada por las exigencias, por parte del cliente, de un mejor servicio, más rápido y sencillo, y la transparencia en cuanto a precios se refiere, que ha provocado que las empresas se vean abocadas a reducir costes o bien a reposicionarse en el mercado. Como afirmó David Vice, Vicepresidente de la compañía especializada en aplicaciones multimedia Nortel “en el futuro existirán dos tipos de empresas: las rápidas y las muertas”. De lo que se trata, estamos convencidos, no es de sobrevivir, sino de desarrollar nuestra actividad en un ambiente en el que impere el crecimiento. Por ello,  a continuación,  les invitamos a que conozcan algunas de las tendencias más destacadas del sector de eventos y congresos.

 

 CONGRESOS: TENDENCIAS

Según Rob Davidson, catedrático en Turismo de negocios en la Universidad de Westminster (Londres),  España es el destino más utilizado del mundo por los planificadores de reuniones, para quienes la novedad y la relación calidad-precio son determinantes a la hora de elegir. Davidson  ha realizado una encuesta entre oficinas de convenciones y planificadores de conferencias de todo el mundo. Además del rendimiento de la inversión, otros factores influyentes son la información sobre nuevas instalaciones, aperturas de hoteles y una nueva relación comercial con el lugar de destino, señala el estudio. Asimismo, los encuestados afirman que un viaje de familiarización les ayuda a evaluar la viabilidad de un nuevo lugar tanto como una recomendación personal. “Si un destino o producto no lleva su marca a otros lugares, no podrá competir frente a los que invierten fuertemente en promocionarse”, afirma Davidson. Precisamente de la importancia de la promoción del destino se habló en la última edición de la EIBTM, certamen de referencia en el sector MICE,  y escaparate del  ritmo vital de los congresos.

1.- Llegan los “Concentivos” (Incentivos+Congresos). La idea de ofrecer a los congresistas opciones de ocio en sus encuentros no es nada nuevo, pero sí lo es aprovechar los viajes de incentivo para comunicar temas puntuales de la empresa, a modo de congreso, en un espacio mucho más relajado y proclive a la comunicación.

2.- Más cerca, por favor. Se imponen los destinos cercanos. A pesar de que el carácter global de los congresos es muy marcado, lo cierto es que la proximidad geográfica, que evita largos desplazamientos en avión, esperas… es un valor que los organizadores tienen muy en cuenta. A ello hay que añadir que la conciliación entre vida familiar y laboral juega un papel cada vez más relevante.

3.- Hablemos de ROI … La contención del gasto es una prioridad para las empresas , de ahí que se estén adoptando medidas encaminadas a incrementar la calidad en detrimento de la cantidad, aumentando, paralelamente, la preocupación por medir el ROI (Retorno de la Inversión)

4.- Disminuye el número de asistentes y se imponen las nuevas tecnologías. Es una consecuencia lógica de lo anteriormente reseñado. La actividad cotidiana en la que impera la falta de tiempo, unido a la necesidad de disminuir los gastos, ha propiciado que, pequeñas y medianas empresas en EEUU y Europa usen habitualmente seminarios y reuniones virtuales para eliminar costes de viaje y de tiempo. Además, este tipo de reuniones se están convirtiendo en algo usual en aquellos directivos acostumbrados a utilizar las nuevas tecnologías. Lejos aún de ser una tendencia relevante,  lo cierto que va in crescendo. A ello hay que añadir la irrupción de software y plataformas que, como en el caso de Spotme, inciden en la interactividad. Social networking, web 2.0, productos wireless, RFID (Radio Frequency Indentification) son, ya, una realidad asentada.

 

5. Responsabilidad Medioambiental y Social: Son muchos los directivos que, sensibilizados por la responsabilidad que tienen tanto con la sociedad en su conjunto como con el medio ambiente, emprenden acciones que tienen también eco en los congresos, incluyendo actividades como recolectar donativos para una acción concreta durante el desarrollo de estos encuentros. Además de la  indudable valía de la acción, el reposicionamiento de su empresa entendida como marca, adquiere un  valor añadido. Según un estudio del IMEX, el 67% de los organizadores tienen en cuenta el medio ambiente a la hora de planificar un congreso, y  el 80% piensa que será cada vez más importante. En este aspecto, todas las asociaciones del sector, como MPI, ASAE, están implicadas, como también lo están las cadenas hoteleras.

6. Explorar nuevos lugares. Los conocidos como “retiros” están, cada vez más, en boga. Este término, hasta hace poco usado tan solo en sentido espiritual, se ha hecho habitual en el mundo corporativo para definir aquellas concentraciones de directivos de una empresa tendentes, entre otros temas, a analizar estrategias de largo plazo o asuntos que requieren de soluciones más creativas. Pequeños hoteles boutiques, en un entorno rural, suelen ser  los elegidos. Hay que reinventar el destino, con experiencias auténticas.  

7.- Actividades deportivas y Spas: Tanto en programa de incentivos, como en congresos, se han convertido en un añadido que permite fomentar la competitividad, asumir riesgos y desarrollar más creatividad en las soluciones en entornos adversos o desconocidos.

8.- Interactividad: Se acabó el formato estático. La tendencia es  emitir pocos mensajes, pero muy claros y otorgar un protagonismo mayor a las opiniones de los asistentes. Integración de nuevos medios como blogs para incentivar la participación.

9.- Llegan los “Bric countries”. En   2017 se plantea que los venues de China recibirán el 35% de las grandes ferias globales, una tendencia que se hace extensiva a los eventos y congresos. Brasil, Rusia, India y China, además del Golfo Pérsico, imponen una nueva manera de adecuarse al mundo congresual, aportando competitividad y la necesidad de realizar un esfuerzo en adaptación cultural, idioma y conocimiento de estos países.

10.- Claridad y transparencia en las comisiones. No evitar al comprador, formar y comunicar. Tal y como se puesto de manifiesto en las mesas redondas desarrolladas con motivo de la celebración de la primera edición del Salón Event, cuya primera edición se celebró en Madrid en junio de 2008, el futuro de la profesión del OPC pasa no sólo por ser un mero organizador intermediario, sino que su papel es el de  consultor que asesore, según su experiencia, sobre los aspectos legales, fiscales, de responsabilidad y de seguridad en un evento o congreso, entre otros factores y servicios.
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