Revista Expone

La incorporación de Internet y el correo electrónico revolucionó el mundo de los negocios a mediados de los años 90 del pasado siglo. El sector de las ferias no fue una excepción y hoy en día no se concibe ningún certamen profesional que no disponga de página web que facilite el trabajo a expositores, visitantes y demás actores implicados mediante el uso del mismo así como de otras plataformas digitales. Fomentar la comunicación y la interacción con todos ellos es la principal ventaja del uso de Internet en la organización ferial, pero existen muchas más.

Hace unos meses, la revista estadounidense Exhibitor Magazine publicaba un reportaje sobre las 10 ideas que cambiaron para siempre la industria de las ferias profesionales. Entre ellas destacaba la Exposición Universal de Londres de 1851, el incendio del recinto McCormick Place de Chicago en 1967 -que promovió profundas reformas en materia de seguridad en los recintos feriales-, el Velcro, los expositores portátiles, los gráficos de vinilo y, como no, Internet.

Lo cierto es que Internet ha supuesto un antes y un después en el sector ferial, como en prácticamente todos los sectores profesionales. Antes de la implantación de la Red de Redes en el negocio ferial este era un sector en el que era difícil encontrar a alguien en la oficina fuera del horario laboral. Hoy en día no nos podemos permitir un periodo de inactividad. El principal cambio que la tecnología ha aportado a la industria ha sido precisamente ese, de la misma manera en que Internet ha acortado el ciclo de negocio de los compradores, también ha acortado los ciclos de negocio de expositores y organizadores respecto a sus visitantes. Mientras que los ciclos se han reducido, las ferias profesionales se han expandido. La llegada de las ferias virtuales permite hacer negocios extendiendo la fórmula del evento tipo de cuatro o cinco días de duración a un modelo de salón “siempre abierto”, que funciona las 24 horas del día los 365 días del año.

Aplicaciones prácticas de Internet en la organización ferial

Un ejemplo de la revolución que ha supuesto Internet son los archivos digitales. Se pueden enviar por e-mail a los clientes o se pueden colgar en un servidor FTP para que puedan ser descargados y revisados con facilidad. Así, los periodos de revisión de los documentos han pasado de ser de varios días a tan sólo unos minutos. Los salones profesionales están invirtiendo cada vez más recursos e-mails, encuestas on-line y promociones pre y post feriales. Así, Internet ha conseguido convertir a las empresas expositoras en compañías de Internet que pueden competir como iguales en un único escenario de juego.

Actualmente la mayor parte de potenciales visitantes que acceden a una feria lo hacen a través de su página web. Ese momento representa la primera toma de contacto de ese profesional con el salón y es vital que se lleve una buena impresión del mismo: que se le informe de los contenidos de la feria, de los accesos al recinto, de la cantidad y calidad de los expositores… Además de tener un cuidado e intuitivo diseño, por supuesto. Por otro lado, el sitio web de una feria debe ser obligado punto de encuentro entre expositores, visitantes, entidad organizadora y demás partes involucradas en la cita -principalmente los medios de comunicación-, permitiendo la interacción entre ellos y, en definitiva, facilitándoles el trabajo.

Comunicar y ser la cara visible de una feria o un recinto, esos son los objetivos prioritarios. En palabras de Javier Galiana, director general de Feria de Valladolid “Internet y los diferentes elementos asociados a la red son válidos para hacer más fluida la comunicación, para agilizar trámites y estar al día sobre las necesidades de cada expositor. Y el mismo criterio es aplicable si hablamos de los visitantes, la tecnología nos permite conocerlos mejor y, por tanto, facilitarles la información que requieren para desarrollar su trabajo con las mayores garantías.”

La promoción del salón o el propio espacio es otra de las principales utilidades de Internet.

Aplicando esos criterios de comunicar, promocionar y permitir la interactuación con todos los actores implicados en un salón, existen varios ejemplos de cómo una página web corporativa bien concebida puede multiplicar la productividad de una feria, mejorando sustancialmente algunos de los procesos productivos más comunes:

• Catálogo de expositores, programa impreso y paquetes informativos

Una solución on-line permite un ahorro considerable de costes al evitar la impresión y posterior envío de los catálogos de expositores, programas impresos y demás documentación informativa, ya que se puede proporcionar a través de la web del salón.

• Adjudicación de stands on-line

Los sistemas de adjudicación de stands on-line eliminan el papeleo administrativo que conlleva el tener que hacerlo de manera tradicional. Los expositores pueden ver en tiempo real los planos del recinto, los espacios que están disponibles y reservar el que más le interese. Todo ese proceso, incluido el pago del stand a través de Internet, agiliza enormemente el trabajo tanto a la organización como a los expositores.

• Facturación

Internet optimiza las tareas administrativas relacionadas con la facturación: recogida de datos, consultas, cálculos, impresión y envío de facturas. A través de la propia web del salón pueden seleccionarse a los expositores por características comunes, diseñar y enviar facturas por e-mail, facilitar los detalles de pago…

• Confirmaciones

Cuando los expositores se registran a través de la web del salón, esta misma le envía la confirmación vía correo electrónico junto con las instrucciones para el montaje y enlaces a demás información de interés, consiguiendo así un considerable ahorro de tiempo y dinero. Lo mismo ocurre con la acreditación de visitantes on-line que permite un ahorro sustancial en los trámites de acceso a una feria.

• Valor añadido para organización y expositores

Los organizadores del certamen se benefician de la imagen de profesionalidad y modernidad que aporta la aplicación de nuevas tecnologías. A su vez, ese valor añadido se traslada a los expositores, que pueden crear sus stands on-line donde promueven sus productos y servicios y gestionan contactos comerciales durante todo el año.

Los beneficios de Internet Marketing para los expositores

No hace muchos años, cuando el uso de Internet se extendía en los diferentes sectores profesionales, no fueron pocos los que auguraron el la desaparición de las ferias, ya que, argumentaban, ¿para qué van a ir los compradores a un salón profesional si pueden informase de los productos o servicios que les interesan y realizar sus comprar a través de la web? Lo cierto es que el sector ferial, allá por finales de los 90 del pasado siglo, pasó por una época de incertidumbre en este sentido. Se hablaba entonces de que asistir a una feria era cada vez más costoso y que el beneficio de ello era cada vez menor. Pero, pese a ello, la industria demostró una vez su capacidad de adaptarse a los nuevos tiempos y remontó el vuelo, sacando partido a una tecnología que, en principio, podría poner en peligro su propia existencia.

Lo cierto es que durante los últimos 20 años, los profesionales del sector ferial han estado convencidos de que Internet y las nuevas tecnologías nunca podrían competir, ni mucho menos remplazar, a los salones profesionales, ya que las ferias son los únicos lugares donde se activan los cinco sentidos a la hora de ver y tocar un producto o servicio expuesto. El reto se presenta ahora, con la nueva Generación Digital. Son jóvenes que navegan por la red desde que tienen uso de razón, teclean mensajes cifrados a toda velocidad en sus teléfonos móviles y escuchan archivos MP3 en su iPod último modelo. Una vez más, los tiempos están cambiando. Y el sector de las ferias y eventos profesionales no es una excepción. ¿Estamos seguros de que esos jóvenes techies acudirán a nuestras ferias cuando sean mayores de la misma manera en que lo hacía su generación anterior?